Suunnitelman laatimisesta vastasi Tiehallinnon Hämeen tiepiirin tienpidon suunnitteluyksikkö, jossa projektin vetäjänä toimi tieinsinööri Janne Lintilä. Projektin vetäjä informoi säännöllisesti tiepiirin johtoryhmää prosessin etenemisestä ja tuloksista.

Varsinaista suunnittelutyötä ohjasi työryhmä, johon kuuluivat edustajat tiepiiristä sekä käytännön suunnittelua tehneestä Tieliikelaitoksen Konsultoinnin Länsi-Suomen yksiköstä. Työryhmän ja koko projektin sihteerinä toimi diplomi-insinööri Ari Vandell Konsultoinnin Länsi-Suomen yksiköstä. Työryhmä kokoontui keskimäärin kerran kuukaudessa.

Työryhmän ja Hämeen tiepiirin johtoryhmän välissä toimi ohjausryhmä, johon kuuluivat edustajat Hämeen tiepiirin tienpidon suunnittelusta, tienpidon teettämisestä sekä liikenteen palveluista. Ohjausryhmän tarkoituksena oli varmistaa riittävän laaja katsantokanta tienpidon eri lohkoihin. Ohjausryhmä kokoontui ennen merkittäviä esittely- ja päätöksenteko-tilaisuuksia.

Tienpidon toimintalinjat suunnitelman onnistumisen ja siihen sitoutumisen kannalta oli oleellista saada aikaan riittävän vuorovaikutteinen prosessi. Sidosryhmien riittävä mukanaolo varmistettiin sidosryhmäseminaarien ja sekä erillisten sidosryhmäpalaverien avulla.